شناسنامه شغل
- عنوان شغل: نیروی خدمات، پذیرایی و کارپردازی
- نوع شغل:ستادی (پشتیبانی)
- نوع حضور: تماموقت (شنبه تا چهارشنبه ۸:۰۰ الی ۱۷:۰۰ – پنجشنبهها تعطیل)
- عنوان سرپرست مستقیم: مسئول دفتر / دستیار مدیریت
- سطح مدیریتی: غیرمدیریتی
- عناوین شغلی زیرمجموعه: ندارد
شرایط احراز
- سطح تحصیلات: حداقل دیپلم متوسطه (جهت اطمینان از توانایی خواندن و نوشتن دستورالعملها، فاکتورها و انجام مکاتبات پستی/بانکی خرد)
- سن ترجیحی: ۲۵ تا ۵۰ سال
- جنسیت و وضعیت خدمت: آقا، دارای کارت پایان خدمت یا معافیت دائم غیرپزشکی
- سابقه کار مورد نیاز: ۱ تا ۲ سال سابقه کار خدماتی، پذیرایی یا کارپردازی در دفاتر اداری معتبر
- وسایل نقلیه الزامی: داشتن موتورسیکلت شخصی به همراه گواهینامه معتبر رانندگی موتور و بیمه شخص ثالث فعال
مهارتها و شایستگیها
الف) مهارتهای تخصصی (سخت)
- تشریفات و پذیرایی اداری: تسلط کامل به اصول پذیرایی، آمادهسازی انواع نوشیدنیها (چای، قهوه، دمنوش) و نحوه برخورد محترمانه با مهمانان و اساتید اندیشکده.
- اصول نظافت و بهداشت محیط: آشنایی کامل با انواع مواد شوینده و ضدعفونیکننده و روشهای استفاده ایمن از آنها بدون آسیبرساندن به تجهیزات اداری, میزها، سیستمها و دکوراسیون داخلی.
- رانندگی ایمن و مسیریابی شهری: توانایی رانندگی ایمن و تسلط بر استفاده از اپلیکیشنهای مسیریاب جهت انجام امور کارپردازی و پیک خرد در کوتاهترین زمان.
- امور فنی و تعمیرات ساده: توانایی انجام خردهکاریهای فنی و تعمیرات اولیه اداری (نظیر تعویض لامپ، رفع چکهکردن شیر آب، تعویض کلید و پریز معیوب و…).
- کارپردازی خرد: آشنایی با فرآیندهای خرید اقلام، استعلام قیمت اداری خرد و انجام امور ساده اداری (مراجعه به پست، بانک و…).
ب) شایستگیهای رفتاری (نرم)
- رازداری و امانتداری بالا (بسیار حیاتی): حفظ کامل اسرار اداری، عدم افشا یا انتقال اطلاعات مربوط به طرحها، نامهها، جلسات و مباحث پژوهشی کارگروهها که در حین خدمت در معرض دید یا شنوایی فرد قرار میگیرد.
- آراستگی ظاهری و بهداشت فردی: حفظ دائم نظافت شخصی، کوتاهی منظم مو و محاسن، و استفاده از پوشش مرتب، تمیز و متناسب با محیط علمی و اداری اندیشکده.
- ادب و اخلاق حرفهای: برخورد صبورانه، مودبانه و همراه با احترام با پرسنل اندیشکده و مهمانان بیرونی.
شرح وظایف و مسئولیتهای اجرایی
بخش اول: نظافت و آراستگی داخلی
- نظافت روزانه و مستمر کف، میزهای کاری همکاران، شیشهها، قفسهها و تجهیزات اداری پیش از شروع ساعت کاری رسمی.
- شستشو و ضدعفونی کردن روزانه سرویسهای بهداشتی، روشوییها و آشپزخانه (آبدارخانه).
- تخلیه منظم سطلهای زباله در طول روز و انتقال تفکیکشده پسماندها به بیرون از محیط دفتر.
بخش دوم: پذیرایی و تشریفات جلسات
- آمادهسازی چای، قهوه و دمنوش در طول روز برای همکاران و مهمانان جلسات ۳ کارگروه فعال اندیشکده.
- شستشو، ضدعفونی و چیدمان دائم ظروف پذیرایی در آشپزخانه.
- آمادهسازی فیزیکی و چیدمان اتاق جلسات پیش از شروع رویدادها (شامل تمیز کردن تخته وایتبورد، چیدمان منظم صندلیها، اتصال کابلهای ساده تصویر مثل HDMI و مرتب کردن میز جلسه).
بخش سوم: امور کارپردازی و پیک (با موتورسیکلت)
- تهیه و خرید روزانه اقلام مصرفی، بهداشتی، شوینده و مواد پذیرایی مورد نیاز دفتر با هماهنگی مسئول دفتر.
- تحویل و گرفتن غذای روزانه همکاران از رستوران مشخصشده در زمان مقرر و توزیع منظم آن.
- جابهجایی نامهها، اسناد، قراردادها و انجام امور پستی یا بانکی خرد اندیشکده طبق دستور.
بخش چهارم: فنی، ایمنی و پشتیبانی دفتر
- انجام تعمیرات ساده و فوری اداری (مانند تعویض لامپهای سوخته، رفع چکهکردن شیر آب، تعویض کلید و پریز معیوب و امور فنی مشابه).
- جابهجایی و چیدمان فیزیکی وسایل سبک و نیمهسنگین در محیط کار (مانند تغییر دکوراسیون صندلیها، جابهجایی میزهای کار و فایلها).
- رسیدگی منظم، آبیاری و حفظ شادابی گیاهان آپارتمانی موجود در فضای دفتر.
- بررسی مداوم موجودی اقلام بهداشتی، شویندهها و مواد پذیرایی و پایش و اعلام نیاز به مسئول دفتر پیش از اتمام آنها.
- حضور، هماهنگی و نظارت بر کار تکنسینها و تعمیرکاران حرفهای اعزامی از بیرون (مانند سرویسکار کولر، پکیج یا آسانسور).
- اجرای چکلیست خاموشی پایان روز: اطمینان از خاموش بودن تمامی دستگاههای الکترونیکی غیرضروری (چایساز، سیستمهای گرمایشی/سرمایشی، سیستمهای کامپیوتری بدون استفاده و لامپها)، بسته بودن پنجرهها و قفل کردن کامل دربهای ورودی دفتر هنگام خروج.
حدود اختیارات
الف) اختیارات مجاز (بدون نیاز به تأیید قبلی)
- حق انتخاب فروشگاه و تأمینکننده: اختیار بررسی، مقایسه قیمت و انتخاب بهترین و منصفترین فروشگاهها، رستورانها و مراکز خدماتی برای انجام خریدهای دفتر (مشروط به رعایت کامل مفاد آییننامه تنخواه اندیشکده).
- رد مرسولات پستی مشکوک: اختیار عدم دریافت بستهها یا نامههای ارسالی بیرونی که فاقد فرستنده مشخص یا دارای آسیب فیزیکی شدید و پارگی غیرعادی هستند (با اطلاعرسانی فوری به مسئول دفتر).
- توقف کارهای ناایمن: اختیار امتناع از انجام کارهای فیزیکی یا تعمیراتی که ایمنی جانی فرد را به خطر میاندازد (مانند کار روی ارتفاع بدون تجهیزات ایمن یا دست زدن به تابلو برق اصلی بدون دستکش عایق).
ب) موارد فاقد اختیار (نیازمند دستور مستقیم مسئول دفتر)
- اولویتبندی شخصی کارها: هرگونه اولویتبندی شخصی در انجام کارهای روزانه ممنوع بوده و اجرای دقیق برنامه روزانه صادرشده توسط مسئول دفتر الزامی است.
- جابهجایی اسناد محرمانه: جابهجایی اسناد، پروندهها، قراردادها و زونکنهای اداری حساس بین بخشهای مختلف بدون دستور مستقیم مسئول دفتر.
- ورود افراد متفرقه: اجازه ورود به تعمیرکاران، مأموران قرائت کنتور یا تکنسینهای بیرونی به فضای داخلی دفتر بدون هماهنگی قبلی و کسب اجازه از مسئول دفتر.
شاخصهای کلیدی عملکرد (KPIs)
میزان موفقیت و عملکرد این همکار به صورت دورهای بر اساس شاخصهای زیر سنجیده میشود:
- میزان آراستگی و تمیزی همیشگی دفتر: عدم وجود گرد و خاک روی سطوح اداری، تمیزی مداوم سرویسها و آشپزخانه و تخلیه به موقع زبالهها.
- سرعت و کیفیت پذیرایی: آماده بودن به موقع نوشیدنیها، پذیرایی شایسته از جلسات و میزان رضایت پرسنل و مهمانان از نحوه برخورد و آراستگی سرویسدهی.
- دقت و سرعت در کارپردازی و پیک موتور: تحویل بدون تأخیر اسناد، خرید دقیق بدون مغایرت فاکتورها، و تحویل غذای همکاران رأس ساعت مقرر.
- امانتداری و رعایت اصول رازداری: عدم انتقال اطلاعات محرمانه، مباحث پژوهشی کارگروهها یا اسناد اداری به بیرون از اندیشکده یا میان همکاران.
- انضباط شخصی و رعایت آییننامه تنخواه: تطابق کامل فاکتورهای خرید با اقلام تهیهشده و تسویه حساب منظم، شفاف و بدون تأخیر با مسئول دفتر طبق ضوابط مالی اندیشکده.
جهت ارسال رزومه به آدرس زیر مراجعه نمایید:
پیامرسان بله: Rasta_Office@
ایمیل: thinktankrasta@gmail.com
